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Desde la recepción hasta la expedición, transforma el almacén en un entorno ágil y optimizado, aumentando la eficiencia sin complicar los procesos.
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¿En qué se diferencia un SGA nativo que extiende las funcionalidades de Business Central de un SGA externo que sincronice datos?
En este artículo analizamos las diferencias clave entre ambas opciones, y por qué optar por un SGA Business Central nativo proporciona mayores beneficios en eficiencia, fiabilidad de datos, simplicidad de IT, costes, trazabilidad, automatización, movilidad, escalabilidad y preparación para la inteligencia artificial.
Trabajar con un SGA nativo sobre Business Central significa que el almacén funciona directamente sobre la misma plataforma ERP, sin sistemas duplicados ni sincronizaciones periódicas. Es decir, utiliza la funcionalidad estándar de gestión de almacén y la extiende con funcionalidades adicionales, de forma que podamos hablar de un verdadero SGA.
En cambio, un SGA externo integrado o sincronizado es una aplicación separada que requiere constantes procesos de integración, con todo lo que ello implica: complejidad técnica, posibles retrasos en la actualización de datos y mantenimiento de dos sistemas distintos.
A continuación, desarrollamos las ventajas de un SGA nativo extendido sobre Business Central, agrupadas en los aspectos más relevantes.
En un entorno con SGA nativo en Business Central, todos los datos de almacén viven en la misma base de datos que el ERP. Cada movimiento – una entrada de mercancía, un traspaso interno, la preparación de un pedido – se refleja inmediatamente en Business Central.
Esto brinda información consistente y en tiempo real a todas las áreas: compras sabe al momento que la mercancía ha llegado, ventas ve el stock actualizado para comprometer un pedido, contabilidad dispone del valor exacto de inventario, producción conoce la disponibilidad de componentes o materias primas del almacén, etc.
La trazabilidad mejora exponencialmente, pues cada producto se sigue a la perfección desde que entra hasta que sale usando un solo sistema.
En resumen, la empresa obtiene una “verdad única” en sus datos logísticos.
Con un SGA externo integrado o sincronizado, por el contrario, el almacén funciona en una base de datos separada de Business Central. Aunque haya integraciones, siempre existe un retraso o riesgo de inconsistencia: si la interfaz falla o se demora, el ERP podría mostrar stock incorrecto hasta la siguiente actualización, o podría retrasar el registro de los albaranes, la facturación y el resto de los procesos relacionados.
Además, duplicar datos en dos sistemas conlleva posibles desajustes: un artículo mal codificado en el SGA que no coincide con el ERP, o un lote que existe en almacén, pero no en finanzas. Cuanto más complejo es el entorno, más difícil es mantener alineado un SGA externo con el ERP.
Con un SGA externo, muchas veces la trazabilidad «se corta»: el ERP sabe qué lote se vendió, pero para saber dónde estaba ubicado ese lote o qué operario lo manipuló hay que revisar el sistema de almacén por separado.
La unificación de datos en un SGA como Ubic elimina esa ruptura en la cadena de información, dando visibilidad completa dentro de Business Central.
Mantener dos sistemas distintos integrados supone un esfuerzo considerable de IT. Cada actualización del ERP o del SGA externo puede romper la integración, obligando a proyectos adicionales de desarrollo para adaptar interfaces.
Asimismo, hay que dar soporte a dos aplicaciones: diferentes bases de datos, distintos sistemas de usuario/seguridad, copias de seguridad por duplicado, etc. Todo esto se traduce en más horas de trabajo técnico y coste.
Esta arquitectura conlleva una complejidad considerable y un coste de propiedad elevado: licencias de dos productos, infraestructuras separadas, y un equipo técnico atento a ambas aplicaciones.
Con un SGA nativo en Business Central como Ubic, la situación es mucho más simple y económica. Al ser una extensión dentro del ERP, no hay duplicidad de entornos. Las actualizaciones de Business Central y del SGA van de la mano, ya que Ubic evoluciona en paralelo a la plataforma al ser una solución publicada y certificada por Microsoft en AppSource, garantizando compatibilidad con Business Central.
No se requieren servidores adicionales ni bases de datos extra: la misma instancia de Business Central aloja todo. Para el área de IT, esto significa menos puntos de fallo y menos horas de administración.
Un beneficio clave de trabajar con un SGA dentro de Business Central es la posibilidad de automatizar procesos de extremo a extremo. Al no haber barreras entre sistemas, las acciones del almacén desencadenan automáticamente las siguientes fases administrativas, y viceversa.
Veamos algunos ejemplos prácticos:
Tanto Business Central como Ubic están pensados para un entorno de trabajo moderno. Sin embargo, poseen enfoques diferentes puesto que Business Central se centra en entornos administrativos de oficina mientras que Ubic se centra en entornos de movilidad de almacén.
Ubic ofrece una aplicación web y Android para almacén totalmente gestionado con Business Central. Los flujos de trabajo en la PDA se gestionan con los procesos estándar de Business Central, los cuales han sido mejorados para que podamos hablar de un verdadero SGA.
Si se optara por un SGA externo integrado o sincronizado, la movilidad existe, pero estará desconectada de Business Central en primera instancia. Los operarios trabajan en la app del SGA externo, que luego tendrá que sincronizar con Business Central. Con Ubic, en cambio, la experiencia de usuario es más coherente y sencilla: el almacén forma parte del flujo global de la empresa.
Crecimiento y futuro son dos palabras importantes en la evaluación de sistemas. Aquí, un SGA nativo en Business Central gana claramente a la alternativa externa:
Un SGA nativo se beneficia de esas mejoras de inmediato. Por ejemplo, si Microsoft optimiza el rendimiento de la base de datos o introduce nuevas capacidades de inteligencia artificial, un SGA nativo como Ubic puede aprovecharlo automáticamente al residir en la misma plataforma.
Además, en cuanto a cobertura funcional, Business Central cuenta con módulos conectados (ventas, compras, producción, proyectos, finanzas, etc.) y Ubic trabaja con todos de forma nativa.
No hay dudas ni traspaso de responsabilidades, ya que un único equipo de soporte analiza los logs, la telemetría y los procesos desde un punto centralizado.
En cambio, con un SGA externo es habitual que aparezcan incidencias difíciles de aislar —fallos en conectores, sincronizaciones o APIs— que acaban en un intercambio de responsabilidades. Esto retrasa la resolución y complica la gestión.
Un SGA nativo queda automáticamente habilitado para usar esas funciones. Ubic al residir en Business Central, puede ya trabajar con Copilot, permitiendo consultar con lenguaje natural datos de almacén y obtener respuestas basadas en los datos unificados.
Implementar este tipo de soluciones de IA en productos de SGA locales que no estén respaldados por empresas como Microsoft es mucho más complejo.
En resumen, un SGA nativo en Business Central no solo resuelve el presente con eficiencia, sino que prepara a la empresa para el futuro. La plataforma unificada es el cimiento ideal sobre el cual añadir nuevas capacidades conforme se necesiten, sin rehacer integraciones ni arrastrar lastres tecnológicos. Es una apuesta segura para estar siempre a la vanguardia en gestión logística, aprovechando la innovación continua de Microsoft en el ámbito empresarial.
A modo de recapitulación, presentamos una tabla comparativa que resume las diferencias clave entre implantar un SGA nativo en Business Central como Ubic y optar por un SGA externo con integración o sincronización:
Adoptar un SGA nativo con funcionalidad extendida en Business Central como Ubic, supone decantarse por la eficiencia, el control y la escalabilidad. Frente a un enfoque de dos sistemas, la gestión nativa ofrece simplicidad y potencia a partes iguales.
Pensando en la estrategia a largo plazo, un SGA nativo sobre Business Central es claramente la mejor opción para empresas que quieran innovar. La disponibilidad de herramientas de analítica e inteligencia artificial de Microsoft abre puertas a optimizaciones antes impensables. Ubic posiciona a su empresa justamente en ese punto, lista para aprovechar tendencias de automatización, logística 4.0, IoT y almacenes inteligentes.