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Desde la recepción hasta la expedición, transforma el almacén en un entorno ágil y optimizado, aumentando la eficiencia sin complicar los procesos.
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La gestión de almacén en Microsoft Dynamics 365 Business Central, destaca por ser uno de los módulos más escalables de la aplicación, permitiendo trabajar desde almacenes saco a almacenes SGA.
Este artículo describe los diferentes niveles de configuración de un almacén, así como las funcionalidades de almacén Business Central más importantes.
El nivel más básico de configuración de un almacén Business Central es la de almacenes básicos, en los cuales únicamente queremos conocer qué cantidades tenemos de cada producto y su valoración.
Para crear estos almacenes es suficiente con dar de alta una ficha en la página de almacenes, indicando un código y una descripción.
Los códigos de almacén deberán ser asignados en los documentos de compra, documentos de venta, transferencias o ajustes de inventario. Para ello se utiliza el campo “Cód. almacén” disponible directamente en cada una de estas gestiones.
Se debe destacar que en caso de que la empresa únicamente gestione un almacén, podría incluso trabajar sin fichas de almacén dejando el código de almacén vacío en los diferentes procesos de la aplicación. Sin embargo, para que la aplicación quede correctamente configurada de cara a garantizar la evolución de la empresa, se recomienda crear siempre al menos un código de almacén, configurando la empresa para que sea obligatorio indicar un código de almacén cada vez que se mueva un producto, evitando de esta manera errores de los usuarios.
El registro de los diferentes procesos que impliquen movimiento de inventario generará movimientos de producto que modificarán el inventario del producto y en los cuales estará informado el código de almacén, pudiendo de esta forma conocer en todo momento en que almacén se ha producido cada movimiento.
Además, el código de almacén es un criterio de fijación de costes por lo que la aplicación permitirá obtener mediante diferentes vías la valoración del inventario en cada uno de los almacenes.
Para poder consultar el inventario general de un producto podemos visualizarlo en el campo “Inventario” de la ficha de producto.
Para poder visualizar el inventario por almacén en Business Central existen diferentes vías en función de las necesidades a cubrir. Sin embargo, la más habitual es utilizar la funcionalidad de “Unidades de almacenamiento” ya que además de permitir visualizar el stock o el valor de inventario actual por almacén, permite realizar configuraciones específicas para cada producto en cada almacén.
Una de las limitaciones de la gestión de almacenes básicos es que los operarios de almacén deben trabajar con los propios documentos de pedido o devolución para gestionar las entradas y salidas del almacén. Esto puede no ser óptimo en entornos de almacén en los que se quiere dar una orden de envío o recepción de productos a los operarios de almacén mediante documentos específicos, o en los entornos de almacén en los que deben realizarse envíos o recepciones agrupadas de varios pedidos o devoluciones, por ejemplo, para tratar la carga de un camión que se envía juntamente con varios pedidos.
Para tratar estas necesidades la gestión de almacén Business Central permite configurar recepciones y envíos de almacén. Para ello deben marcarse los campos “Envío requerido” y “Recepción requerida” de la ficha de almacén.
Esta funcionalidad permite trabajar con documentos específicos de envío y recepción para transmitir las órdenes al almacén. Estos documentos se gestionan en las páginas “Envíos de almacén” y “Recepciones almacén”, a las que puede accederse a través del buscador.
Los documentos de envío y recepción pueden generarse desde los propios documentos de pedido o devolución, tanto de compra, como de venta o transferencia, utilizando para ello los botones “Crear envío de almacén” o “Crear recepción en almacén”.
Al pulsar estas opciones se creará automáticamente un documento de envío o recepción, con los productos del documento.
Estos documentos poseen una estructura de campos optimizada para la gestión de almacén, ocultando cierta información como por ejemplo los precios de compra o venta.
En caso de que se desee trabajar con envíos o recepciones que agrupen varios documentos, es posible crear manualmente los documentos de envío y recepción y añadir las líneas de los documentos que se deseen. Estas líneas pueden añadirse mediante una selección manual utilizando la opción “Traer Doc. Origen” o aplicando criterios prefijados mediante el botón “Utilizar filt. Para traer doc.”.
Una limitación de esta gestión de envíos y recepciones es que sólo permite trabajar con productos inventariables, no pudiendo mostrar información del resto de líneas de los documentos a los empleados de almacén. En determinados entornos de almacén en los que además de enviar los productos, los operarios deben realizar ciertas tareas administrativas para añadir por ejemplo costes de transporte, seguros u otros conceptos, esta gestión puede resultar algo compleja. Si que debe destacarse que la funcionalidad estándar de Business Central permite registrar líneas de cuentas contables, cargos, recursos, etc. de los pedidos relacionados cuando se registre el envío o devolución, pero esas líneas deberán existir previamente en los pedidos o devoluciones y no son visualizables ni modificables desde el envío o recepción de almacén por parte de los operarios.
Otra funcionalidad de los almacenes Business Central, es la que permite gestionar almacenes en los que queremos saber la ubicación exacta de cada producto dentro del almacén. Es decir, poder conocer en qué pasillo, estantería, altura, hueco, etc. se encuentra cada producto.
Para poder activar la gestión de ubicaciones en un almacén debemos marcar el campo “Ubicación Obligatoria” en la ficha del almacén, antes de haber registrado movimientos. Además, deberemos configurar los códigos de ubicación a utilizar en el almacén, pulsando el botón “Ubicaciones” de la propia ficha de almacén.
La configuración de ubicaciones en este nivel de almacén Business Central es muy sencilla, ya que es suficiente con iniciar un código y una descripción. Además, en caso de que queramos predefinir ubicaciones para cada artículo podremos pulsar el botón “Contenidos” de la propia página.
En la página de contenidos de ubicación podremos introducir los códigos de producto, así como las unidades de medida que deben almacenarse por defecto, marcando el campo “Genérico”, para indicar cual es la predefinida para cada artículo.
Al igual que sucede con los códigos de almacén, los códigos de ubicación deberán ser asignados en los documentos de compra, documentos de venta, transferencias, ajustes de inventario, envíos o recepciones de almacén. Para ello se utiliza el campo “Cód. ubicación” disponible en las líneas de estos documentos junto al código de almacén. La ubicación podrá indicarse manualmente, o configurar el sistema para que proponga la última ubicación utilizada o la ubicación predefinida para el producto. Esta configuración se realiza en el campo “Selección ubicación genérica” de la ficha de almacén.
El registro de los diferentes procesos que impliquen movimiento de inventario generará, además de los movimientos de producto, movimientos de almacén.
Los movimientos de almacén se diferencian de los movimientos de producto en que incorporan el código de ubicación y en que no permiten gestionar costes diferentes del producto por ubicación.
La filosofía detrás de los movimientos de almacén es que los movimientos de un producto entre ubicaciones no generen movimientos de producto que implique la generación de liquidaciones y por tanto el movimiento de costes innecesarios.
Para conocer el contenido de las ubicaciones de un almacén Business Central debemos utilizar la página “Contenidos ubicación”.
En esta página podemos visualizar qué productos, variantes y unidades de medida hay en cada ubicación del almacén. Además, en caso de que gestionemos trazabilidad podremos conocer en qué ubicación se encuentra un número de serie, lote o paquete concreto que nos interese localizar.
Como se ha indicado en la gestión de almacenes ubicados, el código de ubicación en la que se dejan o de la que se cogen los productos se indica en la propia línea de los documentos junto al código de almacén.
Esta gestión aporta mucha sencillez a los procesos, pero genera una limitación importante ya que en cada línea de un documento sólo puede indicarse un código de ubicación. Por lo tanto, si por ejemplo se recibe un pedido de compra voluminoso que debe almacenarse en dos ubicaciones diferentes en el pedido de compra sólo puede indicarse una de las ubicaciones, debiendo realizar tras el registro de la recepción una reubicación a través del diario de reclasificación de producto.
En caso de que en los almacenes de nuestra empresa no queramos trabajar con documentos de envío y recepción de almacén, pero sí que necesitemos que los operarios de almacén gestionen documentos específicos para realizar la ubicación y el picking de los pedidos y devoluciones, pudiendo además indicar varias ubicaciones para cada línea, podemos configurar la ficha de almacén marcando los campos “Requerir almacenamiento” y “Picking requerido”, dejando desmarcados los campos “Recepción requerida” y “Envío requerido”.
Esta configuración del almacén nos permitirá gestionar los procesos de almacén mediante las páginas “Picking inventario”, “Almac. Inventario” y “Movimientos inventario”.
Estos documentos se asociarán a un documento de pedido, devolución, transferencia, etc. Es decir, no permitirán realizar agrupaciones de documentos como sí que se permitía en las recepciones y envíos de almacén.
Su creación puede realizarse desde los propios documentos utilizando el botón “Crear almac./Pick. Inventario”, o manualmente desde las propias páginas creando una cabecera y recuperando las líneas con la opción “Traer documento origen”. En la creación de estos documentos de almacén Business Central, no se aplicarán criterios complejos a la hora de seleccionar la mejor ubicación de la que coger o dejar los productos, pudiendo indicar que pueda ser la ubicación predefinida o la última utilizada, igual que se realiza en los almacenes con ubicaciones simples.
Estos documentos sí que permiten dividir las líneas en caso necesario para poder indicar que una misma línea de un documento se ha cogido o dejado en varias ubicaciones.
Otro punto a tener en cuenta es que la baja o el alta del stock en la ubicación coincide con el registro del albarán de entrada o salida. Es decir, no es posible registrar el alta o la baja en la ubicación, sin registrar la entrada o salida en el almacén.
El nivel máximo de configuración de almacén Business Central es la gestión de almacenes SGA, en los cuales la aplicación será capaz de transmitir a los empleados de almacén las tareas a realizar determinando las mejores ubicaciones en las que dejar o de las que coger los productos.
Para activar esta funcionalidad deberemos marcar el campo “Ubic. Y Pick. Dirigido” en la ficha de almacén. Con esta configuración el almacén deberá trabajar con procesos de envío y recepción para dar entrada y salida a los productos, además deberán utilizarse procesos de picking, movimiento y ubicación para realizar los procesos internos de almacén.
La configuración de ubicaciones en el SGA Business Central se realiza en la misma página que las ubicaciones de almacén simples, pero requiere de más parámetros que como por ejemplo la gestión de zonas.
A diferencia de las funcionalidades anteriores, el almacén SGA Business Central permite separar los movimientos internos de alta o baja en la ubicación de la entrada o salida del almacén. Para ello utiliza la gestión de zonas, de forma que, por ejemplo, al realizar el picking de un envío de almacén los productos se moverán de la ubicación de picking a una ubicación situada en la zona de envío, pudiendo registrar posteriormente la salida de la mercancía mediante el registro del envío de almacén. En el caso de las recepciones el procedimiento se realiza a la inversa, la entrada de los productos en el almacén deja la mercancía en una ubicación de la zona de recepción, desde la cual con un documento de almacenamiento se mueve a su ubicación definitiva.
Otra diferencia de la gestión de ubicaciones del SGA Business Central, es que cada ubicación posee rankings de ubicación los cuales permite establecer las mejores ubicaciones para que se prioricen en los procesos de almacén, de forma que la aplicación priorice la ubicación en las mejores ubicaciones para posteriormente realizar un picking más ágil.
La gestión de envíos y recepciones de almacén es la misma que la ya explicada en este artículo, siendo la única diferencia cómo se gestionan las cantidades a enviar y recibir.
En la funcionalidad anteriormente descrita la gestión de cantidades a enviar o recibir se realiza directamente en el propio documento de envío o recepción. Es decir, los operarios de almacén deben indicar en cada línea qué cantidad van a gestionar, introduciendo en caso necesario los lotes, series o números de paquete que se están manipulando.
En el almacén SGA Business central esta información se confeccionará automáticamente desde los documentos de ubicación y picking. Es decir, el propio registro de los documentos de almacén generará la información necesaria para poder registrar el envío o la recepción.
En el almacén SGA Business Central la gestión de picking de los productos se realiza a través de la página “Picking almacén. Esta página es diferente a la anteriormente mencionada “Picking inventario” por lo que no deben confundirse ambas funcionalidades.
La generación de los picking de almacén puede realizarse desde el propio documento de envío en caso de que deseen prepararse pedidos individuales, o desde las “Horas de trabajo de picking”, las cuales permiten la generación agrupada de documentos de picking para diferentes envíos. Además, la aplicación dispone de la funcionalidad de “Pickings internos de almacén” la cual permite a los empleados solicitar material para una ubicación, siendo capaz Business Central de proponer la mejor ubicación de recogida.
En la generación del picking el SGA Business Central es capaz de proponer las mejores ubicaciones en base al ranking asignado a cada ubicación. Además, en caso de que los productos tengan caducidad es posible configurar la aplicación del criterio “FEFO” para que se propongan primero los lotes con una caducidad más próxima.
En los documentos de picking de almacén las acciones que debe realizar el empleado de almacén se expresan siempre con dos acciones llamadas “Traer” y “Colocar”. En el caso más sencillo en el que un producto debe ser tomado de una ubicación y dejado en la zona de envío, la acción “Traer” indicará al operario a que ubicación debe dirigirse y qué producto debe coger, la acción “Colocar” indicará al operario a qué lugar de la zona de envío en la que se cargan los transportistas debe dejar la mercancía. Ambas líneas siempre deberán registrarse conjuntamente para poder reflejar un movimiento consistente.
En el almacén SGA Business Central el proceso de ubicación de los productos se realiza a través de la página “Almacenamientos de almacén». Esta página es diferente a la anteriormente mencionada “Almac. inventario” por lo que no deben confundirse ambas funcionalidades.
Los documentos de almacenamiento de almacén permiten trasladar el producto desde la zona de recepción en la que se han descargado de los transportistas, a las ubicaciones definitivas de almacenamiento.
En la creación de los documentos de almacenamiento, la funcionalidad de almacén SGA Business Central propone la mejor ubicación en base a plantillas de ubicación en las cuales puede fijarse la prioridad de los siguientes criterios:
La creación de los documentos de almacenamiento puede realizarse de forma individual desde los documentos de recepción, o mediante la funcionalidad de la página “Hojas trab. Almacenamiento” en la cual puede recuperarse varios documentos de recepción para ubicarlos conjuntamente. Además, la aplicación dispone de la funcionalidad de “Almacenamientos internos de almacén” la cual permite a los empleados solicitar la ubicación de material, desde una ubicación de partida.
Al igual que en las actividades de picking, en los documentos de almacenamiento de almacén, las acciones que debe realizar el empleado se expresan siempre con dos acciones llamadas “Traer” y “Colocar”. En el caso más sencillo en el que un producto debe ser tomado del muelle de recepción y ser dejado en una ubicación del almacén, la acción “Traer” indicará al operario la ubicación de la zona de recepción. Por ejemplo, el muelle de descarga junto con el producto que debe coger, la acción “Colocar” indica al operario en que ubicación del almacén debe dejar la mercancía. Ambas líneas siempre deberán registrarse conjuntamente para poder reflejar un movimiento consistente.
La funcionalidad de almacén SGA Business Central permite enviar a los empleados de almacén órdenes para mover productos entre ubicaciones. Estas órdenes se crean siempre a través de la página “Hoja de trabajo de movimiento”.
En esta página las órdenes pueden crearse manualmente, o bien a través de la funcionalidad “Calcular reposición ubicación” la cual permite reaprovisionar la ubicaciones de mejor ranking, desde ubicaciones menos óptimas, de forma que los empleados de almacen optimicen el proceso de preparación de envíos.
La funcionalidad de almacén SGA Business Central permite la realización de inventarios a través de la página “Diarios de inventario físico de almacén” esta funcionalidad permite calcular el nivel de inventario de cada producto, unidad de medida, ubicación, número de lote, número de serie y número de paquete, pudiendo ajustar las cantidades contadas por los empleados en caso de descuadre.
A pesar de que la funcionalidad descrita en la gestión de almacén Business Central pueda parecer completa, en muchos entornos de almacén requiere de funcionalidad adicional que cubrir las necesidades de las empresas. A continuación, se describe la funcionalidad aportada por Ubic SGA, extensión disponible en Microsoft Appsource que trabaja de forma nativa en Business Central.
Business Central está optimizado para un entorno de trabajo en oficina mediante teclado y ratón, sin embargo, los operarios de almacén deben trabajar con dispositivos móviles tipo PDA o Tablet, requiriendo una estructura de información mucho más clara y directa. Por ejemplo, imagínese un proceso de preparación de un picking con 40 líneas de acciones “Traer” y “Colocar” que deben ser modificadas y registradas manualmente por los usuarios de almacén.
Ubic SGA posee un entorno web propio, así como una aplicación Android, que optimiza la experiencia de usuario en los dispositivos móviles como PDA de almacén, o tabletas. Esta aplicación web está diseñada para optimizar la captura de datos mediante los lectores de códigos de barras en formato GS1-128, pudiendo registrar la carga de un palet en un camión con sólo una lectura, sin necesidad de tocar la pantalla.
Cómo se ha explicado en la funcionalidad de almacén SGA Business Central, la configuración de las ubicaciones es muy flexible puesto que es suficiente con indicar un código y una descripción. Esta simplicidad conlleva limitaciones como la imposibilidad de configurar rutas de almacén que permitan definir el recorrido optimo de los empleados en los procesos de almacén.
Ubic SGA permite configurar de forma completa las ubicaciones de forma que puedan definirse las rutas óptimas de almacén. Además, permite configurar las ubicaciones según criterio ABC para que la aplicación sea capaz de optimizar el almacén de forma automática.
La consulta del contenido de ubicación ha sido optimizada completamente pudiendo localizar un lote, un palet, o una caja, de forma directa en la aplicación de Ubic SGA.
El almacén SGA Business Central permite trabajar con envíos y recepciones de almacén, pero posee la limitación de que considera que el formato comercial en el que el cliente solicita el pedido, o en el que se gestiona el pedido con el proveedor, coincidirá con la unidad de medida logística en la que se recibirá.
Ubic SGA permite gestionar las unidades logísticas de envío y recepción, trabajando directamente sobre ellas. Esto habilita a poder trabajar con el módulo de envíos sin necesidad de implementar toda la funcionalidad del SGA completa, pudiendo de esta forma generar el packing list con información de trazabilidad en el propio envío.
La funcionalidad estándar de almacén SGA Business central para determinar la mejor ubicación se realiza sólo en base a 6 parámetros, lo cual no es suficiente en entornos de almacén que requieren una verdadera optimización.
Ubic SGA permite la configuración de decenas de criterios diferentes, entre los que se encuentran disponibles configuraciones ABC, que optimizan el almacén de forma automática en base a los datos históricos de movimientos.
La funcionalidad de picking de almacén SGA Business Central, posee varias limitaciones importantes. Una de las principales es que considera la preparación de cualquier envío como un proceso de picking único, tratando de la misma forma la carga de un camión de palets o la preparación de un pedido con diferentes unidades sueltas.
Ubic SGA permite una optimización de la preparación de los envíos separando procesos lógicos de preparación. Permitiendo trabajar a varios operarios de forma simultánea para preparar un envío.
La gestión de los documentos de picking de Business Central muestra todas las líneas del documento sin ningún tipo de orden lógico.
Ubic SGA permite trabajar de forma guiada o de forma libre, es decir guiando al operario acción tras acción por una ruta optima de almacén, o permitiendo decidir al operario la acción que quiere realizar, mostrando siempre una estructura simplificada de información.
La funcionalidad estándar de almacén SGA Business Central no permite configurar los criterios que tiene que seguir el proceso de picking, todo se hace con un único criterio definido por programación.
Ubic SGA permite configurar plantillas de picking que definirán cómo debe buscar la aplicación la mejor ubicación en función de la prioridad de la empresa, o como deben abrirse las unidades logísticas para preparar los pedidos.
El criterio FEFO del almacén SGA Business Central sólo permite un criterio sin posibilidad de configuración. Ubic SGA permite configurar parámetros del FEFO pudiendo unir la unidad de medida junto con la caducidad a para optimizar los procesos de preparación.
La funcionalidad estándar de gestión de almacén de Business Central permite registrar el conteo realizado de los productos, unidades de medida, ubicaciones, series, lotes o números de paquete, a través del diario de inventario físico de almacén.
El diario de inventario físico de almacén no resuelve de forma adecuada la recogida de los datos necesarios para el inventario, ya que los operarios deberán trabajar en papel o trabajar directamente con las líneas del diario lo cual en modo alguno es óptimo para dispositivos móviles.
Ubic SGA dispone de una gestión propia de inventarios que permite distribuir entre los diferentes empleados los conteos a realizar desde la aplicación web. El procedimiento de recogida permite una optimización total del proceso recuperando toda la información de los identificadores logísticos. Además, permite realizar inventarios simplificados con recuento de diferencias posteriores.
Además de la optimización de las funcionalidades estándar Ubic SGA permite otras funcionalidades no contempladas en el estándar de almacén SGA Business Central, como por ejemplo la carga del transporte.
Esta funcionalidad permite validar desde los dispositivos móviles que se han cargado en el camión todos los bultos. Este tipo de validaciones se realiza en almacenes que preparan por adelantado todos o parte de los bultos que deben cargarse en el camión y que por diferentes circunstancias deben ser almacenados temporalmente fuera de un área de carga definida.
Ubic SGA permite la integración con etiquetadoras de fábrica para la ubicación de los productos producidos. UBIC se integra de forma perfecta con estas etiquetadoras sirviendo además de respaldo en caso de problemas en los lectores, ya que Ubic SGA permite imprimir etiquetas en formato GS1-128 y realizar el alta de la fabricación de forma autónoma en caso necesario.
Ubic SGA dispone de su propia funcionalidad para la gestión de la información del almacén en tiempo real. Con Ubic SGA los responsables de almacén pueden visualizar en tiempo real la carga de trabajo y la productividad inmediata de los empleados. Además, mediante Microsoft Power BI, pueden realizar un análisis agregado de las variables que influyen en la correcta gestión del almacén.