Por qué implantar un SGA en Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central es un ERP sólido, pero su módulo estándar de almacén puede quedarse corto en entornos logísticos complejos.

¿Qué limitaciones tiene la funcionalidad de almacén de Business Central sin la implantación de un SGA?

• Aplicación no optimizada para dispositivos móviles: Business Central está pensado para usarse con teclado y ratón en oficina. No dispone de una aplicación móvil moderna que optimice la información que los empleados pueden recibir en una PDA o en una tableta.
• Recepciones con falta de información: El proceso estándar de recepción de mercancías en Business Central permite generar documentos de recepción de forma individual para un pedido o una agrupación de pedidos.

Sin embargo, no permite una gestión completa de las unidades logísticas que se están recibiendo. Además, no permite leer ni generar identificadores logísticos con etiquetas GS1-128 para la mercancía entrante.

• Gestión de ubicaciones limitada: Configurar ubicaciones en Business Central es fácil, basta código y descripción. Pero esta simplicidad conlleva límites, ya que no se pueden definir rutas óptimas de recorrido en el almacén. Tampoco se tiene en cuenta la rotación ABC de los productos para proponer las mejores ubicaciones de forma automática, sin que tenga que definirse de forma el contenido de cada ubicación.
• Trazabilidad y control de inventario básicos: Business Central maneja trazabilidad a nivel de lotes, números de serie y números de paquete, pero la gestión de la información la realiza desde un punto de vista administrativo y no como un elemento fundamental con el que agilizar los procesos de almacén.
• Picking poco optimizada: En Business Central, el proceso de picking presenta carencias, al tratar por igual un envío de unidades logísticas completas como palets y de unidades sueltas que requieren un proceso de picking.

Además, no se permiten definir plantillas de pickig con criterios configurables o rutas de almacén para una preparación optima de los envíos.

• Envíos sin proceso de packing: La funcionalidad de envíos de Business Central no posee una gestión específica de packing, que permita controlar como se envían los productos a destino, generando la documentación correspondiente y transmitiendo la información mediante sistemas EDI en caso necesario.
• Análisis de datos: Business Central almacena los datos con un enfoque transaccional orientado al proceso de trabajo. El análisis de esta información en entornos de almacén es complejo, aunque se recurra a herramientas como Power BI, ya que la información no está almacenada con el detalle necesario para un análisis potente.

Estas limitaciones generan ineficiencias, errores y falta de visibilidad de los operarios de almacén. Muchas empresas que usan Business Central descubren que, al crecer su volumen o complejidad de almacén, necesitan funcionalidades adicionales para mantener un buen servicio. En este punto se hace necesario recurrir a un SGA avanzado que complemente a Business Central, eliminando estos puntos débiles.

Ubic – SGA avanzado integrado con Business Central

Ubic se posiciona como el mejor SGA para Business Central. Al ser una extensión nativa, Ubic se instala como una extensión de Business Central y opera sobre la misma base de datos y plataforma, aprovechando todos los datos y la lógica del ERP en tiempo real. No hay retrasos ni procesos de importación o exportación de datos.

Veamos cómo un SGA avanzado como Ubic resuelve las carencias de la gestión de almacén de Business Central aportando funciones avanzadas:

• Entorno móvil y operativa en tiempo real. Ubic proporciona un entorno web propio y una aplicación adaptada a dispositivos de almacén.Los trabajadores disponen así de una herramienta moderna que les guía y les ahorra pasos, reduciendo errores y aumentando productividad.
• Recepciones eficientes y etiquetado en la entrada. Ubic transforma la recepción de mercancías en un proceso ágil y controlado.Durante la recepción, el sistema solicita datos logísticos clave: números de lote, fecha de caducidad, identificadores logísticos, etc. Estos datos se pueden introducir escaneando códigos GS1-128 del proveedor, garantizando la trazabilidad desde origen. Además, Ubic ofrece la posibilidad de imprimir etiquetas en formato GS1-128 para cada unidad logística recibida.
• Ubicaciones avanzadas y optimización de espacio. Con Ubic, el almacén se configura al detalle, pudiendo configurar las rutas optimas que deben seguir los operarios en las actividades de almacén.

Ubic también incorpora algoritmos de ubicación inteligentes, usando múltiples criterios entre los cuales se incluyen clasificaciones ABC, con los cuales sugiere la mejor ubicación para almacenar cada palé o caja que llega. Ubic es capaz de reorganizar el almacén automáticamente según la rotación, recolocando productos de alta rotación a zonas más accesibles.

• Trazabilidad completa e inventario fiable. Ubic lleva la trazabilidad un paso más allá puesto que no utiliza la información de trazabilidad sólo para el seguimiento de incidencias o reclamaciones, si no que utiliza esta información para optimizar los procesos de almacén.Para mantener la fiabilidad del stock, Ubic posee su propia gestión de inventarios, optimizando el proceso mediante la lectura de los identificadores logísticos.
• Picking optimizado y multitarea. La preparación de pedidos es donde Ubic destaca especialmente. Frente al enfoque único del Business Central, Ubic distingue diferentes flujos de preparación de envíos diferenciando la carga de unidades logísticas completas, de los procesos de picking.
• Ubic permite a dos operarios pueden trabajar en paralelo en el mismo envío. Además, la aplicación permite hacer oleadas de picking agrupado: consolidar varios pedidos en una sola ronda optimizada.
• El proceso de picking puede realizarse en modo guiado paso a paso siguiendo la ruta óptima. También se puede trabajar en modo libre, decidiendo el operario cual debe ser el siguiente producto a preparar.
• Ubic permite configurar plantillas de picking para ajustar cómo priorizar ubicaciones, permitiendo configurar criterios que tratan de vaciar ubicaciones para habilitar ubicaciones para otros productos, o aplicar criterios que optimicen el proceso de preparación.
• Ubic permite configuraciones adicionales para el criterio FEFO,  de forma que no obliguen a los operarios del almacén a procesos de desmontaje, controlando además que lotes se están sirviendo a cada cliente para evitar inconsistencias en diferentes envíos.

• Expedición controlada y documentación automática. Una vez el envío está preparado, Ubic simplifica el proceso de packing y la expedición reaprovechando toda la información recogida durante el proceso de picking, para por ejemplo la generación de etiquetas en formato GS1-128.En el momento de la carga, Ubic permite la validación de los bultos mediante lectura de códigos SSCC, cada etiqueta debe ser leída para dar por completado el camión.Al registrar el envío en Ubic, automáticamente se genera el albarán de venta en Business Central con todo el detalle de trazabilidad, pudiendo transmitir esta información mediante sistemas automatizados como EDI.
• Ubic incorpora su propio modelo de información de Business Intelligence (BI) y análisis de datos. La información de las tareas de almacén realizadas por cada operario se almacena en tablas propias, con el detalle de información necesario para analizar el comportamiento del almacén en tiempo real, así como para realizar análisis de datos históricos.El análisis de la información en tiempo real se realiza desde el módulo de análisis de la propia aplicación. Además, el modelo de datos permite un análisis histórico mediante Power BI.
• Ubic posee su propia funcionalidad de IA. Esta funcionalidad permite a los operarios de almacén interactuar con la información de Business Central, pudiendo consultar contenidos de ubicación, envíos, picking, crear documentos nuevos, o plantear consultas sobre la funcionalidad de la aplicación.

En definitiva, aunque Business Central ofrece una base sólida para la gestión empresarial, la realidad logística actual exige un nivel de control y eficiencia que solo un SGA avanzado puede proporcionar.

Ubic no solo cubre las carencias del estándar, sino que transforma el almacén en un entorno ágil, optimizado y conectado en tiempo real con el ERP.